Berichtswesen

Auf den folgenden Seiten werden die Berichtsfunktionen und Auswertungsmöglichkeiten in TimePunch erläutert.

Menüpunkt „Bericht“, Berichtsoptionen

Für jeden Bericht stehen verschiedene Filter zur Verfügung. Diese Filter verändern nicht das Aussehen des Berichts, aber sie filtern die angezeigten Daten.

Mit Administrations-Rechten können so zum Beispiel Auswertungen für mehrere Mitarbeiter erstellt werden. Zumeist ist es auch möglich, das Projekt und die Tätigkeit, sowie den Berichtszeitraum, der ausgewertet werden soll, einzustellen.

Zudem steht mit der Option „Fakturierung“ die Möglichkeit bereit, Daten auszuwerten, die noch nicht als fakturiert – also gebucht markiert wurden.

Nach Klick auf „Übernehmen“ wird der Bericht mit den eingestellten Parametern neu erzeugt.

Exportieren der Berichte

Jeder Bericht kann nach Excel, PDF und Word exportiert werden.

Als Standardexport gilt der Export nach Microsoft Excel. Hierfür existiert eine Schaltfläche in der Menüleiste, die direkt eine Excel Instanz mit dem aktuell angezeigten Bericht öffnet.

Projektberichte

In TimePunch existieren mehrere Berichte, die für die Auswertung der Projektzeiten von Interesse sind.

Projektliste

Die Projektliste listet alle Projekte, die beteiligten Mitarbeiter sowie der geplante, bereits geleistete und noch verfügbare Arbeitsvorrat auf. Zudem wird der Projektstatus berechnet und angezeigt.

Projektstatus

Der Bericht Projektstatus dient als Statusbericht, der z.B. in einem wöchentlichen Statusmeeting dazu verwendet werden kann, um die Tätigkeiten im Berichtszeitraum zu analysieren und den Projektfortschritt festzuhalten.

Hervorzuheben ist auch der Punkt „Wichtige Punkte im Berichtszeitraum“. Hier kann jeder Mitarbeiter durch einfaches Anhaken des Zeiteintrags einen Punkt als wichtig markieren und ihn somit auf den Projektbericht pinnen.

Projektbericht

Der Projektbericht zeigt die detaillierte Übersicht über alle Tätigkeiten der Projektmitarbeiter im Berichtszeitraum.

Anwender/Projekte Verteilung

Dieser Bericht zeigt, an welchen Projekten, die Mitarbeiter gearbeitet haben. Der Bericht listet pro Mitarbeiter deren Projekte auf.

Stundennachweise

Die Berichte der Kategorie „Stundennachweise“ dienen der Dokumentation der Arbeitszeit des Mitarbeiters.

Dokumentation der täglichen Arbeitszeit

Dieser Bericht wurde für den Nachweis der täglichen Arbeitszeit gegenüber dem Zoll und für das Mindestlohngesetz entwickelt. Es enthält ein Unterschriftsfeld für den Arbeitnehmer und sollte, wenn möglich von diesem monatlich unterschrieben werden.

Stundennachweis

Der Bericht „Stundennachweis“ enthält alle Mitarbeiterbuchungen und wichtige Details zum Zeiteintrag.

Stundennachweis (kurz)

Der Stundennachweis (kurz) ist die komprimierte Form des Berichts „Stundennachweis“. Im Din A4 Hochformat enthält der Bericht die Tätigkeit, das Projekt, Start –und Endzeit sowie die gebuchte Pausenzeit.

Detaillierte Übersicht

Der Bericht „Detaillierte Übersicht“ gruppiert die Einträge pro Projekt. Zudem werden nur Arbeitszeiteinträge angezeigt.

Stunden nach Kunde und Projekt

Dieser Arbeitszeitbericht enthält die aggregierten Arbeitszeitsalden gruppiert nach Projekt und Kunde.

Zusätzlich hat der Bericht eine zweite Seite, auf welchem die Arbeitszeiten auch pro Tag aggregiert ausgewiesen werden.

Stunden nach Kunde, Projekt und Tätigkeit

Wie im vorhergehenden Bericht werden die gebuchten Zeiten gruppiert nach Kunde und Projekt dargestellt. Als weitere Gruppierung wird die Tätigkeit verwendet.

Auch dieser Bericht verfügt über eine zweite Seite, in welchem die Arbeitszeitdaten nochmals pro Tag heruntergebrochen dargestellt werden.

Lohnberichte

Diese Berichte dienen der Lohnberechnung / Auszahlung für den Mitarbeiter in Lohnbetrieben.

Wichtig hierbei ist, dass auch für die Mitarbeiter mit Arbeitslohn ein Gleitzeitkonto geführt wird. D.h. ausbezahlt werden jeweils nur die Soll-Stunden.

Eventuelle Mehrarbeit wird nur dann ausgezahlt, wenn diese auszuzahlenden Überstunden im jeweiligen Monat in der Analyse Überstunden mit der Schaltfläche „Erweitert“ eingetragen wurden. Ansonsten erhöht die Mehrarbeit das Gleitzeitkonto des Mitarbeiters.

Wichtig: Lohnberichte werden nur dann angezeigt, wenn für den Mitarbeiter in seinem Profil die Einstellung „Abrechnung mit Stundenlohn“ festgelegt wurde.

Lohnabrechnung, Tagesbericht

Dieser Bericht enthält die Sollstunden pro Tag und die tatsächlich geleistete Arbeitszeit, sowie Pausen, Krankheit, Urlaub und Feiertage.

Lohnabrechnung, Monatsbericht

Dieser Bericht enthält die summierten Stunden des Berichts „Lohnabrechnung, Tagesberichts“ für den jeweils ausgewählten Mitarbeiter.

Lohnabrechnung, Tabellarisch

Dieser Bericht eignet sich vor allem für den Export zum Steuerberater. Er enthält alle wichtigen Daten für die Lohnabrechnung in einer tabellarischen Übersicht.

Zuschläge und Kurzarbeit

In TimePunch existieren zwei weitere Berichte, mit denen Besonderheiten der Lohnabrechnung, z.B. Zuschlagsrelevante Arbeitszeiten und Kurzarbeit ausgewertet werden können.

Zuschlagsrelevante Arbeitszeiten

Der Bericht zuschlagsrelevante Arbeitszeiten, zeigt alle Zeiten der Mitarbeiter, die für einen Lohnzuschlag normalerweise herangezogen werden. Dazu zählen die Nachtarbeit, Arbeit am Wochenende, sowie Arbeit an Feiertagen.

Kurzarbeit, Tagesbericht

Dieser Bericht enthält eine Auswertung der Kurzarbeit des Mitarbeiters pro Tag. Damit der Bericht genutzt werden kann, ist es wichtig, dass ein entsprechendes Kurzarbeit-Zeitmodell angelegt wurde. Näheres dazu im Kapitel „Kurzarbeit in TimePunch“.

Kurzarbeit, Tabellarisch

In diesem Bericht können mehrere Mitarbeiter ausgewertet werden. Er beinhaltet eine Übersicht über die bezahlten Sollstunden, sowie die KuG Stunden. Mit diesem Verhältnis berechnet der Steuerberater den reduzierten Bruttolohn. Aus dem reduzierten Bruttolohn ergibt sich dann das Kurzarbeitergeld.

Kernzeitverletzungen

In TimePunch können Kernzeitverletzungen über einen entsprechenden Bericht abgerufen werden.

Der Bericht ist mit dem Namen „Kernzeitverletzungen“ in der Gruppe „Gleitzeitberichte“ zu finden.

Gleitzeitkonten

Für Betriebe, die ein Gehalt auszahlen eignen sich die Gleitzeitkonten Berichte, um einen Überblick über das Gleitzeitkonto des Mitarbeiters zu erhalten.

Wie bei den Lohnberichten existieren, auch für die Gleitzeitkonto-Berichte, verschiedene Detaillierungsgrade.

Gleitzeitkonto, Tagesbericht

Dieser Bericht dient der Nachverfolgung des Überstundensaldos pro Mitarbeiter. Es kann Tag genau geprüft werden, wie sich das Gleitzeitkonto – je nach Sollarbeitszeit und eigener Arbeitsleistung des Mitarbeiters verändert.

Gleitzeitkonto, Monatsbericht

Der Gleitzeitkonto Monatsbericht ist die Zusammenfassung des Tagesberichts. Der Bericht enthält somit die summierten Zahlen pro Tag für den jeweiligen Mitarbeiter.

Gleitzeitkonto, tabellarisch

Um einen Überblick über alle Gleitzeitkonten der Mitarbeiter zu bekommen, bietet sich der Bericht „Gleitzeitkonto, Tabellarisch“ an.

Er dient vor allem der Geschäftsführung oder Leitung um zu sehen, welcher Mitarbeiter ständig Überstunden anhäuft und welcher Mitarbeiter eventuell nicht ausgelastet ist.

Mitarbeiterberichte

Mitarbeiterübersicht

Im Bericht „Mitarbeiterübersicht“ können die Arbeitszeitmodelle der einzelnen Mitarbeiter angesehen und ausgewertet werden. Dadurch erhält man eine Übersicht über den aktuellen Resturlaub und die gesammelten Überstunden der Mitarbeiter.

Dies erleichtert den Abgleich der Arbeitszeitmodelle und die Suche nach möglichen Unstimmigkeiten.

Hinweis: Für Mitarbeiter auf Stundenbasis ist kein Arbeitszeitmodell hinterlegt. Dies wird in der Mitarbeiterübersicht durch den Eintrag „n/a“ verdeutlicht.

Mitarbeiterkarten

Die Mitarbeiterkaten dienen hauptsächlich dazu RFID-Karten mit selbstklebenden Etiketten zu individualisieren. Damit kann jedem Mitarbeiter eine individuelle RFID Karte mit Bild übergeben werden.

Hinweis:

Dieser Bericht ist nur im TimePunch Management des Application Servers verfügbar.

Geburtstagsliste

Die Geburtstagsliste zeigt übersichtlich die Geburtstage aller ausgewählten Mitarbeiter. So ist es möglich eine Geburtstagsliste für eine bestimmte Abteilung, oder einfach für alle Mitarbeiter zu drucken.

Urlaubsübersicht

Die Urlaubsübersicht dient der grafischen Darstellung der Urlaub der Mitarbeiter. Die Urlaubsübersicht kann z.B. pro Team oder Abteilung ausgedruckt und den Mitarbeiterbüros zur Planung ausgegeben werden.

Die Urlaubsübersicht kann pro Monat ausgedruckt werden.

Aber ebenso ist es auch möglich eine Urlaubsübersicht für das gesamte Jahr auf ein DIN A3 Blatt zu drucken.

Sofern kein DIN A3 Drucker vorhanden ist, kann der Bericht auch als PDF Datei exportiert und danach verkleinert auf einem DIN A4 Drucker ausgedruckt werden.

Jahresurlaub

Dieser Bericht zeigt die Urlaubsverteilung der Mitarbeiter über den ausgewählten Zeitraum (z.B. im aktuellen Jahr). Somit können Planungsengpässe besser vorhergesehen werden.

Krankenstand

Dieser Bericht zeigt den aktuellen Krankenstand der Mitarbeiter im ausgewählten Zeitraum (z.B. im aktuellen Jahr).

Urlaubsrückstellungen

Der Bericht Urlaubsrückstellungen dient dazu herauszufinden, wieviel Urlaub einem Mitarbeiter bei einer eventuellen Kündigung noch ausbezahlt oder einbehalten wird.

Dazu wird der bis zum Zeitpunkt der Auswertung genommene Urlaub, dem regulären Urlaubsanspruch gegenübergestellt. Aus der Differenz ergibt sich die Urlaubsrückstellung. Diese muss bei einer Kündigung entsprechend dem Mitarbeiter ausbezahlt oder einbehalten werden.

Projektabrechnungen

Projektberichte mit monetären Auswertungen sind für Mitarbeiter mit entsprechender Berechtigung sichtbar.

Sie dienen vor allem der Abrechnung der Arbeitszeit gegenüber Kunden. Hier ist vor allem der Filter „Fakturierbare Einträge“ wichtig. Über diesen Filter können bereits fakturierte, also in Rechnung gestellte Arbeitszeiten, ausgeblendet werden.

Hinweis: Alle Projektabrechnungen basieren auf der im Projekt eingestellten Rundung. D.h. die Zeiten der Projektabrechnung können sich zu den Stundennachweisen unterscheiden.

Detaillierte Projektabrechnung

Die detaillierte Projektabrechnung dient als Nachweis der Arbeitszeit gegenüber dem Kunden. Der Bericht enthält die Tätigkeiten, sowie den Kostenfaktor und Nettobetrag der als Grundlage für die Rechnungstellung dient.

Taggenaue Projektabrechnung

In der taggenauen Projektabrechnung werden die Arbeitszeiten pro Tag zusammengefasst. Dies ermöglicht eine bessere Übersichtlichkeit, gerade bei kleinen, häufig wechselnden Einträgen.

Projekt/Tätigkeiten Kostenteilung

Dieser Bericht zeigt für das Gesamtprojekt die jeweiligen Tätigkeiten und die Summe der Arbeitszeiten inkl. des Netto und Bruttobetrags an.

Dies ist vor allem für Auftraggeber interessant, die nachprüfen wollen, welcher Teil des Projekts am kostenintensivsten war.

Projekt/Tätigkeiten Kostenteilung pro Mitarbeiter

Um pro Mitarbeiter die Kosten am Gesamtprojekt auszuwerten, existiert der Bericht Projekt/Tätigkeiten Kostenteilung nochmal in einer Version gesplittet in die Kosten pro Mitarbeiter.

Projektabrechnung

Der Bericht Projektabrechnung dient dem Auftragnehmer zur Abrechnung von projektbezogenen Dienstleistungen. Der Bericht kann als Anlage zur Rechnungstellung verwendet werden.

Projektabrechnung pro Mitarbeiter

Der Bericht Projektabrechnung pro Mitarbeiter dient ebenfalls wie der Bericht Projektabrechnung zur Abrechnung von projektbezogenen Dienstleistungen. Die Daten werden jedoch pro Mitarbeiter ausgewertet. Auch dieser Bericht kann als Anlage zur Rechnungstellung verwendet werden.

Barcode-Berichte

In TimePunch verfügt jeder Stammdatentyp über einen sog. Buchungscode. Dieser Buchungscode kann z.B. als Barcode ausgegeben und dann über einen externen Handscanner zur Buchung von Projekten verwendet werden.

Um die Verwendung des Buchungscodes zu vereinfachen sind in TimePunch mehrere Berichte hinterlegt, welche die Buchungscodes der einzelnen Stammdatentypen im Format von Avery 3652 als Etiketten ausdrucken.

Diese Etiketten können dann auf die Beauftragung usw. geklebt und zur schnellen Buchung von Auftragsdaten verwendet werden.